Technical writing – co to jest i na czym polega copywriting techniczny?

Copywriting techniczny to specyficzna dziedzina związana ogólnie z tworzeniem treści dotyczących kwestii technicznych bądź technologicznych w zrozumiały sposób. Najbardziej oczywistym skojarzeniem z tym obszarem contentu jest instrukcja obsługi, ale można spotkać się różnymi dokumentami, jak sekcje FAQ czy ulotka dodawana do produktu. Takie materiały powstają za sprawą technical writerów, przelewających wiedzę techniczną na język użytkownika. Co dokładnie charakteryzuje technical writing? Jaki styl komunikacji należy w nim zastosować? Jeśli jesteś zainteresowany tym tematem, postaram Ci się go objaśnić w niniejszym wpisie.

Co to jest technical writing?

Na zagranicznych blogach często pojawia się taka definicja: Technical writing is simplifying the complex (źródło: techwhirl.com), co w dokładnym tłumaczeniu oznacza, że copywriting techniczny upraszcza złożoność.

• Rozwijając to nieco bardziej, można powiedzieć, że techcopy przekłada skomplikowany język techniczny na proste, jasne i klarowne sformułowania.
• To po prostu dziedzina copywritingu, której zadaniem jest zaprezentowanie konkretnych, technicznych informacji w sposób zrozumiały dla odbiorcy, by ten mógł wykonać określony cel, np. zmontować szafkę, podłączyć telewizor czy uruchomić ekspres.

Sprawdź, jakie są inne rodzaje copywritingu.

Society of Technical Communication podkreśla, że do technical writingu zalicza się takie treści czy materiały, które:

• Dotyczą tematów technicznych (aplikacje, urządzenia) lub specjalistycznych (medycyna, finanse),
• Są publikowane czy udostępniane za pomocą narzędzi takich jak strona www, infolinia, social media,
• Instruują, jak wykonać konkretne zadanie, bez względu na to, jak skomplikowany może wydawać się sam proces wykonania.

Podsumowując, technical writing zaliczamy do rodzajów czy narzędzi komunikacji technicznej. Znajduje zastosowanie we wszystkich obszarach związanych z dyscyplinami technicznymi, technologicznymi, naukowymi, a nawet ekonomicznymi, np. inżynieria, aeronautyka, robotyka, finanse, medycyna, elektronika, przepisy dotyczące ochrony środowiska i biotechnologia. Jego celem jest wyjaśnienie użytkownikowi, jak ma zrobić konkretną rzecz.

Content marketing ROI – sprawdź, jak go obliczyć.

Początki techwritingu

Warto pamiętać, że copywriting techniczny nie jest niczym nowym i towarzyszy ludzkości od wielu wieków. Choć jako profesja został zdefiniowany ok. 1940 r., to jego początków można poszukiwać zdecydowanie wcześniej. Serwis skillsyouneed.com odwołuje się np. do Leonarda da Vinci, który przygotowywał notatki z instrukcjami objaśniającymi sposób działania wynalazków. Niektórzy cofają się jeszcze bardziej, wskazując, że dzieła Arystotelesa miały techniczny charakter. Bez wątpienia ta dziedzina rozwinęła się w XX w., kiedy to postęp techniczny i technologiczny zaczął galopować, a wraz z nim na znaczeniu zyskała potrzeba tworzenia dokumentacji technicznej.

Czym nie jest copywriting techniczny?

A teraz podejdźmy do tematu przewrotnie, byś jeszcze lepiej zrozumiał ideę tego rodzaju copywritingu. Techwritigiem nie jest np.:

• Treść techniczna, która w prosty sposób nie wyjaśnia użytkownikowi, jak ma zrealizować dane zadanie. Chodzi o teksty eksperckie, branżowe, zrozumiałe tylko dla fachowców i znawców tematu, np. rozprawy naukowe,
• Regularne publikowanie artykułów blogowych, które nie prowadzą użytkownika do rozwiązania danego problemu, nie spełniają takiego samego celu jak np. instrukcja obsługi, a po prostu opisują konkretne zagadnienie,
• Teksty wyjaśniające zagadnienia techniczne w sposób naukowy, teoretyczny, które nie mają zastosowania do rozwiązania problemów (np. opis działania odkurzacza bez informacji, jak odkurzacz włączyć i wymienić worek).

Takich przykładów można oczywiście mnożyć. Warto, żebyś zapamiętał, że nie każdy tekst o charakterze technicznym można podpiąć pod techwriting. Ostatecznie liczy się to, czy końcowy użytkownik dzięki treści wie, jak coś zrobić, uruchomić, naprawić.

Sprawdź, co powinien zawierać brief copywritera.

Formy i rodzaje technical writingu

Przykładowe formy czy dokumenty, które powstają w ramach copywrtingu przedstawiłam w poniższej tabeli.

Nie jest to oczywiście zamknięta lista. Liczy się przede wszystkim cel takiego dokumentu – doprowadzenie użytkownika krok po kroku do wykonania danego zadania – oraz sam język treści – prosty, konkretny, użytkowy.

CV copywritera – jak je przygotować?

Cechy charakterystyczne stylu komunikacji w technical writingu

Realizując techniczny copywriting techniczny, musimy trzymać się pewnych zasad i stylu komunikacji, dzięki którym informacje techniczne i specjalistyczna wiedza staną się łatwo dostępne dla użytkownika. Jeśli chcesz zostać techwriterem, pamiętaj o poniższych cechach charakteryzujących technical writing.

• Prostota i zwięzłość – krótkie, proste zdania, unikanie wtrąceń, dygresji, żargonu i specjalistycznego języka. Technical writer dąży do tego, aby w jak najprostszy sposób wyjaśnić, jak coś działa lub zaprezentować, co należy zrobić, aby uruchomić dany sprzęt.
• Dokładność, precyzja i bezbłędność w przekazywaniu informacji – w instrukcji obsługi nie ma miejsca na dwuznaczność wypowiedzi, skróty myślowe lub opisywanie błędnego sposobu rozwiązania danego problemu. Użytkownik po zapoznaniu się z tekstem powinien od razu zrozumieć, co ma zrobić krok po kroku i nie zastanawiać się, co autor miał na myśli.
• Koncentracja na użytkowniku – przygotowując teksty w ramach copywritingu technicznego, należy bardzo mocno zastanowić się, jakim poziomem wiedzy o naszym produkcie czy usłudze dysponuje użytkownik. Trzeba więc rozgraniczyć teksty kierowane do ekspertów i szerokiego grona klientów o zróżnicowanym poziomie rozeznania w temacie.
• Obiektywizm i bazowanie na faktach – w techwitingu nie ma miejsca na kwiecisty, emocjonalny styl komunikacji. Ma być prosto, fachowo, bez zbędnych epitetów i oceniania.

Sprawdź, jak napisać tekst próbny.

Dodatkowo warto w tekście technicznym uwzględnić inne elementy, które ułatwią użytkownikowi zrozumienie danego zagadnienia, np.

• Grafiki, schematy,
• Zdjęcia,
• Wykresy,
• Tabele i zestawienia.

Sprawdź również, na czym polega SEO images.

I oczywiście techniczny content powinien być odpowiednio sformatowany i zawierać np.

• Wypunktowania,
• Listy numerowane,
• Spisy treści,
• Nagłówki, podział na sekcje.

Forma dokumentu powinna ułatwiać dotarcie do interesujących informacji i zapoznanie się z ich treścią.

Proces technical writingu – jak przebiega tworzenie treści technicznych krok po kroku?

Copywriting techniczny składa się z podobnych etapów, które wyróżniamy podczas tworzenia pozostałych rodzajów treści. Kilka kroków jest specyficznych, bo w tym przypadku zawsze na pierwszym miejscu stawiamy użytkownika. Te teksty mają charakter użytkowy.

1. Rozpoznanie potrzeby przygotowania dokumentu technicznego – taka potrzeba może wyjść od samego użytkownika, działu obsługi klienta czy reklamacji, osób zajmujących się projektowaniem produktów, działu serwisowego. Na tym etapie warto nakreślić, jakie cele ma realizować dokument, jakie problemy ma rozwiązywać, a więc jakie informacje powinien zawierać.
2. Analiza użytkowników dokumentu – poznanie ich potrzeb, poziomu wiedzy, preferowanej formy prezentowania informacji. Dokument ma służyć użytkownikom, odpowiadać ich możliwościom technicznym, umiejętnościom przyswajania wiedzy.
3. Poznanie problemu/zadania, które ma opisywać dokument – techwiter musi w szczegółach zaznajomić się ze sposobem działania danego produktu lub usługi, a następnie przełożyć konkretne zawiłości techniczne na prosty język.
4. Zaplanowanie dokumentu – wybór formy treści (np. tekst, wideo-instruktaż, sekcja FAQ itp.), zakres prezentowanych informacji, dobór elementów dodatkowych (grafik, wykresów itp.). Sprawdź, jak napisać tekst na stronę internetową.
5. Konsultacje z ekspertami – w celu pozyskania wiedzy lub informacji, które pomogą taki dokument przygotować. W copywritingu technicznym nie ma miejsca na lanie wody czy przekłamywanie informacji. Użytkownik musi dostać sprawdzone instrukcje, aby szybko i bezproblemowo mógł przejść przez wszystkie wskazówki.
6. Przygotowanie dokumentu – czyli napisanie treści i ujęcie jej w odpowiednią formę graficzną lub przygotowanie innych form contentu – wideo, audio, infografika.
7. Sprawdzenie treści pod kątem merytorycznym – dodatkowa weryfikacja treści przez ekspertów firmowych.
8. Ocena treści przez użytkowników-testerów – sprawdzenie, czy dokument jest zrozumiały dla docelowej grupy odbiorców.
9. Aktualizacja treści – głównie pod kątem poprawności procedur, specyfikacji, kolejnych kroków instalacji. Warto także co jakiś czas zastanowić się nad formą treści – wraz z rozwojem technologii użytkownicy coraz częściej korzystają np. z elektronicznych instrukcji, a popularnością cieszą się także wideo-poradniki.

I to by było w zasadzie tyle, jeśli chodzi o proces technicznego copywritingu. Techwiter musi nie tylko prosto i zrozumiale pisać, ale jego wiedza o danym zagadnieniu powinna być na tyle rozległa, aby potrafił odpowiedzieć na wszystkie pytania i wątpliwości użytkowników.

Sprawdź, jak wycenić usługę copywrtingu.

Korzyści technical writingu, czyli po co przygotowuje się teksty techniczne

I na koniec, żeby spiąć klamrą temat copywritingu technicznego, słów kilka o samych korzyściach tego typu treści. Techwriting przede wszystkim:

• Pomaga użytkownikom końcowym zrealizować określony cel, rozwiązać problem,
• Odciąża pracę obsługi klienta, która w przypadku problemów przekazuje instrukcje i wskazówki na ich rozwiązanie,
• Ułatwia rozeznanie się w specyfikacji produktu pracownikom nietechnicznym, którzy odpowiadają za kontakt z klientem, sprzedaż itp.,
• Buduje wizerunek producenta, firmy jako profesjonalisty, który dba o swoich użytkowników i ich potrzeby w zakresie użytkowania danego produktu,
• Nierzadko pozwala spełnić wymagania prawne dotyczące prezentowania informacji, które powinny się znaleźć na opakowaniu.

A może potrzebujesz wsparcia w contencie? Sprawdź ofertę przygotowania oferty content marketingowej oraz dokumentacji content marketingowej.

Copywriting techniczny musi stawiać użytkownika na pierwszym miejscu!

W przypadku różnych form treści często mówi się, aby pisać teksty z uwzględnieniem potrzeb użytkowników. Niestety czasem są to puste frazesy, szczególnie w przypadku treści przygotowywanych pod wyszukiwarkę Google zgodnie z zasadami SEO copywritingu. W techwritingu nie możemy pozwolić sobie na takie przekłamania – tworzony content musi doprowadzić użytkownika do zrealizowania danego zadania, bo właśnie taki jest jego cel – udzielenie pomocy użytkownikowi końcowemu.

Źródła i dodatkowe informacje

• https://www.skillsyouneed.com/write/technical-writing.html
• https://www.fiverr.com/resources/guides/writing-and-copywriting/what-is-technical-writing
• https://techwhirl.com/what-is-technical-writing/
• https://www.instructionalsolutions.com/blog/become-a-technical-writer
• https://www.freecodecamp.org/news/technical-writing-for-beginners/
• https://technicalwriterhq.com/writing/technical-writing/